É verdade que o material de escritório reduz impostos de empresas?

Empresários enfrentam desafios diários para manter suas operações corporativas, como a gestão de custos. Por isso, uma dúvida comum é se despesas com materiais de escritório, como papel e canetas, podem ser deduzidas no Imposto de Renda (IR).

Para muitos, a possibilidade de deduzir tais custos é uma boa notícia que pode auxiliar no equilíbrio das contas. No entanto, há regras específicas que precisam ser seguidas para garantir a legitimidade dessas deduções. Compreender as normas é a chave para uma gestão financeira mais eficaz.

Muitos empresários ainda desconhecem o papel que tais despesas podem desempenhar na carga tributária. Por essa razão, vamos explorar como diferentes tipos de empresas conseguem manejar esse aspecto tributário e as vantagens que vêm de uma boa organização financeira.

Materiais de escritório podem ser deduzidos do IR – Imagem: Tim Gouw/Unsplash

Como fazer a dedução de materiais de escritório do IR?

Empresas que operam sob o regime de Lucro Real têm a vantagem de conseguir deduzir itens de escritório como despesas operacionais. Essa dedução é válida desde que os gastos sejam comprovadamente indispensáveis para a operação da empresa.

Por outro lado, corporações que se enquadram no Lucro Presumido ou no Simples Nacional não têm essa mesma flexibilidade. Nesses casos, os impostos são calculados com base em uma porcentagem pré-definida, o que impede deduções diretas de materiais de escritório.

Regras para dedução no Lucro Real

Para que materiais de escritório sejam considerados dedutíveis, é necessário que esses itens sejam vitais para o funcionamento da empresa, devidamente registrados na contabilidade e empregados em atividades diárias.

Confira alguns exemplos de materiais dedutíveis desse tipo:

• Papéis, canetas e materiais administrativos essenciais;

• Impressoras e cartuchos, quando necessários;

• Computadores e softwares indispensáveis;

• Móveis de escritório, como mesas e cadeiras, em alguns casos.

Gastos que não atendem aos critérios de essencialidade podem ser questionados pela Receita Federal (RF), o que requer cautela na declaração do IR.

Importância da organização contábil

Tanto para empresas no regime de Lucro Real como para as de Lucro Presumido e o Simples Nacional, registrar corretamente as despesas e manter as notas fiscais organizadas é indispensável. Além disso, consultar um contador pode garantir que tudo esteja conforme as regras fiscais e ajudar a reduzir a carga tributária.

Em suma, a compreensão das nuances tributárias e a organização financeira podem ser poderosas aliadas na gestão empresarial. Mesmo quando deduções não são possíveis, um planejamento financeiro eficiente evitará desperdícios e promoverá a saúde financeira do negócio.