Trabalha usando o próprio carro? Saiba como calcular o valor do km para reembolso

Muitas pessoas prestam serviço ou são fichadas em empresas que exigem veículo próprio para trabalhar e executar atividades externas.

Nesses casos, envolve-se um acordo de reembolso por parte da empresa, ao final do mês, e é preciso saber bem como calcular o valor do quilômetro rodado para garantir uma gestão financeira eficiente.

Alguns custos específicos estão envolvidos nessa situação. São eles: combustível, manutenção, limpeza, depreciação, IPVA, seguro e licenciamento (taxas anuais).

Caso o veículo seja da empresa, mas abastecido pelo funcionário, somente o combustível entra no cálculo. Além disso, o reembolso é uma compensação ao profissional e não pode fazer parte do salário fixo.

Variáveis

Alguns aspectos são importantes na hora de fazer as contas. Tenha em mãos, por exemplo, o modelo e o ano de fabricação do veículo para saber a média de consumo de combustível, valor dos impostos, custos de manutenção e depreciação.

Atente-se a estas variáveis

• Defina uma categoria padrão

Um modelo padrão pode facilitar o cálculo do valor das despesas. Carros de entrada, esportivos e de luxo podem ter critérios semelhantes de despesa.

• Estabeleça uma média de km rodado

Para fazer projeções, é preciso saber quanto você consome por km em determinado período do ano. Isso possibilita, por exemplo, que você defina um determinado valor por mês ou por ano para a empresa, em forma de despesa fixa.

O que entra no cálculo?

• Combustível

Com base na categoria do veículo, é possível calcular o consumo médio de combustível. Basta consultar a média de consumo da categoria, o valor médio do litro do combustível na sua cidade e dividir o preço pelo consumo.

Exemplo: se a gasolina local é vendida por R$ 5,50 o litro e o consumo médio do carro é de 10 km/l, faça a conta 5,5 ÷ 10 (variável 0,55). Isso significa que cada km rodado custa R$ 0,55 para a empresa.

• Manutenção

O custo de manutenção depende do tempo de vida do veículo e de quando foi realizada a última revisão pela concessionária, que costuma ocorrer a cada 10 mil km rodados ou seis meses de uso.

Essa é uma despesa que pode ser dividida entre empresa e colaborador. Vai depender das condições estabelecidas no acordo firmado entre as duas partes.

• Limpeza

O custo de limpeza também deve entrar no cálculo. O valor final vai depender da quantidade de lavagens feitas, durante o mês, conforme o que foi solicitado e acordado pela empresa.

A conta é feita a partir da divisão entre o valor da lavagem e a quilometragem rodada no período. Por exemplo: se a lavagem por mês custa um total de R$ 120 e o carro rodou 10 mil km, o custo da limpeza é de R$ 0,012 por quilômetro.

• Depreciação

O cálculo da depreciação do veículo vai depender do acordo fechado com a empresa. Ele deve levar em consideração o período anual de renovação e a taxa percentual de desvalorização estabelecida pela Tabela Fipe.

Se um carro vale R$ 30 mil e a taxa de depreciação é de 10%, ao ano, a desvalorização é de R$ 3 mil. Se o trabalhador rodou 10 mil km para executar tarefas para a empresa, o custo de reembolso da depreciação é de R$ 0,3 por km.

• IPVA, seguro e licenciamento

No caso dos impostos, basta pegar o valor fixado e dividir o total pela quilometragem rodada, a trabalho. Uma despesa de R$ 5 mil por ano, dividida por 10 mil km rodados, significa um direito de reembolso de R$ 0,5 por km.

Para se chegar ao valor final a ser recebido, por mês ou ano, basta somar todos esses elementos citados acima. Uma  boa dica para otimizar o cálculo é montar uma planilha de custos no Excel.